Documente necesare pentru transportarea mărfurilor: ce trebuie să știi pentru a evita întârzierile și problemele vamale?

Transportul rutier de mărfuri este coloana vertebrală a economiei moderne, jucând un rol important în lanțul de aprovizionare. Este mecanismul care permite circulația bunurilor de la un punct la altul, facilitând atât comerțul intern, cât și pe cel internațional. În fiecare zi, mii de camioane își croiesc drum pe autostrăzile și străzile lumii, ducând cu ele o gamă diversă de produse – de la alimente și băuturi, la echipamente și mașini.

Cu toate avantajele sale, transportul de marfă este și o activitate complexă, supusă unei reglementări stricte. Pentru a efectua transportul rutier de marfă în mod legal, este necesar un set de documente. Iată care sunt acestea!

Documente de bază pentru orice transport rutier de mărfuri

Transportul rutier de mărfuri implică o serie de responsabilități și reglementări, atât pentru expeditor, cât și pentru transportator. Pentru a asigura un transport sigur și eficient sunt necesare aceste documente:

Documente ale șoferului

Acestea includ:

• actul de identitate și permisul de conducere corespunzător vehiculului condus de șofer;
• licență ARR în care se regăsesc numele și prenumele șoferului, numărul contractului său de muncă și vizele semestriale;
  atestat de transport marfă de tip CPI sau CPC;
• un atestat pentru condusul vehiculelor agabaritice sau un atestat ADR pentru transportul mărfurilor periculoase. Aceste atestate se obțin prin urmarea unor cursuri specializate și trecerea unor examene practice și teoretice;
• în cazul în care îți plătești contribuțiile sociale într-o altă țară a Uniunii Europene, este necesar să ai la tine formularul A1. Acesta este o dovadă a faptului că ești asigurat în țara respectivă și că îți exerciți activitatea legală de transport marfă.

Documente ale vehiculului rutier

Documentele vehiculului asigură că acesta este în stare bună de funcționare, este înregistrat corespunzător și are toate asigurările necesare. Ele sunt verificate la fiecare control rutier, iar lipsa lor poate conduce la amenzi sau chiar la imobilizarea vehiculului.

Acestea includ:

• cartea de identitate a mașinii – atestă dreptul de proprietate asupra autovehiculului;
• talonul vehiculului și ITP-ul – verifică starea tehnică a vehiculului;
• polița RCA, obligatorie pentru toate vehiculele înmatriculate în România;
• constatarea amiabilă. Aceasta permite rezolvarea rapidă a unor accidente rutiere ușoare, fără a fi necesară intervenția poliției, atâta timp cât ambele părți sunt de acord cu împrejurările accidentului;
• documentul CEMT, esențial pentru vehiculele destinate transportului internațional, indicând norma de poluare a vehiculului și certificând respectarea normelor europene de mediu;
• verificarea TAHO pentru a asigura faptul că vehiculul respectă reglementările privind timpul de conducere și odihnă.

Acte necesare pentru transportul internațional de marfă

Pentru a asigura un tranzit fără probleme al mărfurilor tale pe drumurile mai multor țări, pe lângă cele menționat mai sus, asigură-te că ai și următoarele acte la îndemână!

Foaia de parcurs

Foaia de parcurs, cunoscută și sub numele de Bill of Lading, este un contract între compania de transport și expeditor care confirmă și atestă faptul că marfa a fost ridicată cu succes de transportator și că va fi dusă la destinația convenită. Practic, acest document este o piatră de temelie în sectorul transporturilor indiferent că vorbim despre transport aerian, naval sau rutier. 

Elementele-cheie care trebuie să se regăsească pe o foaie de parcurs includ:

• părțile implicate în contractul de transport;
• detaliile mărfii – natura acesteia, greutatea și numărul sau volumul.

Pe lângă rolul său de confirmare a ridicării și transportului mărfii, foaia de parcurs îndeplinește și un rol oficial în cazul unor eventuale litigii între părțile contractante. De asemenea, oferă posibilitatea de a urmări mișcarea mărfii, asigurând astfel o transparență mai mare în lanțul de aprovizionare.

Asigurarea de transport mărfuri/ Certificatul de asigurare

Fără ea, te expui unui risc financiar semnificativ în cazul unui incident. În funcție de valoarea mărfii și de costurile asociate cu transportul acesteia, acest risc poate fi substanțial.

Certificatul de asigurare de transport specifică inclusiv tipul și dimensiunea acoperirii. El poate varia de la o asigurare de bază, care acoperă doar anumite riscuri specifice, la o asigurare de tip „all risks”, care acoperă aproape orice incident posibil. Prin urmare, este important să înțelegi pe deplin ce acoperire oferă asigurarea ta și să te asiguri că este suficientă pentru necesitățile tale!

Factură comercială pentru transport

Prin intermediul facturii comerciale, autoritățile vamale pot decide rapid ce taxe și impozite se aplică mărfurilor transportate, menținând astfel fluxul de marfă într-un ritm constant. Factura comercială cuprinde o mulțime de informații despre marfă și despre toate părțile implicate în procesul de expediere. De la numele și adresele exportatorului și importatorului, până la o descriere detaliată a articolelor expediate, motivul exportului acestora, țara de fabricație și codurile sistemului armonizat – toate aceste detalii fac parte din acest document important. 

Etichete de transport/ AWB-ul de transport

Eticheta de transport sau AWB-ul conține informații despre marfă, expeditor și destinatar. Acestea includ adresa de livrare și de ridicare, data colectării, numărul de urmărire/tracking, numărul articolelor expediate, greutatea lor și numele transportatorului. Toate aceste detalii sunt esențiale pentru a asigura un proces de transport eficient și sigur.

Scrisoarea de Transport CMR

Scrisoarea de Transport CMR, cunoscută și sub numele de Convenția privind Contractul de Transport Internațional de Mărfuri pe Șosea, servește ca o dovadă a contractului de transport, dar și ca o chitanță a preluării mărfii. Aceasta oferă un cadru legal pentru transportul de mărfuri, reglementând responsabilitățile expeditorului și ale transportatorului. Asigură o transparență totală în procesul de transport prin furnizarea tuturor detaliilor esențiale despre livrare. 

Documentele necesare pentru transportul rutier de marfă intern

Pentru transportul de marfă intern, vei avea nevoie de următoarele documente:

Scrisoare de transport

Scrisoarea de transport servește ca dovada a preluării mărfii de către transportator și este un contract în sine între expeditor și transportator, confirmând faptul că marfa a fost preluată pentru transport.

Scrisoarea de transport trebuie să conțină informații specifice despre denumirea mărfii, cantitatea acesteia, data preluării și data estimată de livrare. Aceste detalii nu sunt doar necesare pentru o livrare eficientă, ci și pentru a furniza toate informațiile necesare în cazul unui litigiu.

Factura de transport

Factura de transport este ca o chitanță care atestă că serviciile de transport au fost plătite. În plus, este un document legal pe care îl poți folosi în cazul în care apar probleme.

Dar ce informații ar trebui să conțină factura de transport?

• detalii despre expeditor și destinatar: numele, adresele, numerele de telefon și orice alte detalii de contact relevante;
• informații specifice despre mărfurile transportate: descrierea mărfurilor, greutatea, volumul și numărul de colete/ paleți. E important să știi că orice omisiune sau eroare în aceste detalii poate duce la probleme ulterioare.

Borderou de transport

Borderoul de transport este un act juridic care atestă existența unui acord între expeditor și transportator, servind drept dovadă a faptului că marfa a fost preluată de transportator în condițiile stabilite. Este, de fapt, o înregistrare a tuturor detaliilor relevante despre transportul mărfurilor, de la cantitatea și greutatea lor, până la destinația finală. Fără acest document, procesul de transport ar fi haotic și plin de incertitudini.

Document de transport rutier

Pentru transportul intern de marfă, vei avea nevoie și de documentul de transport rutier. Acest document este o dovadă a contractului de transport rutier de mărfuri între expeditor și transportator. Prin acest document, se păstrează o evidență clară a mărfurilor transportate, a condițiilor în care acestea sunt livrate, dar și a responsabilităților fiecărei părți implicate. 

Un document de transport rutier trebuie să fie complet și precis. Acesta trebuie să conțină informații detaliate despre transportator, inclusiv numele, adresa, codul fiscal și numărul de înregistrare la Registrul Comerțului. De asemenea, documentul trebuie să includă detalii despre expeditor și destinatar, cum ar fi nume și adresa. Trebuie să conțină și informații specifice despre mărfurile transportate, cum ar fi descrierea, greutatea, valoarea și numărul de colete. În plus, documentul trebuie să specifice condițiile de livrare, conform Incoterms.

Procesul de transport al mărfurilor este mult mai mult decât doar a încărca și a descărca bunuri. Necesită o gestionare atentă a documentelor și o înțelegere aprofundată a reglementărilor naționale și internaționale.

Dacă ai nevoie de ajutor, la CLS, oferim consultanță pentru întocmirea corectă a declarațiilor vamale de import/export, de tranzite și de orice alte documente necesare. Contactează-ne astăzi!